สูตรบัญชี คำนวณโอที ด้วย Excel บน Office365

นอกจากการใช้งานสร้างตารางแบบฟอ […]

นอกจากการใช้งานสร้างตารางแบบฟอร์มแล้ว Excel 2013 ของ office 365 ยังออกแบบมาเพื่อการใช้งานทางธุรกิจ รวมถึงเรื่องของการเงินการบัญชีโดยเฉพาะ ซึ่งมีสูตรจำนวนมากที่ทำให้พนักงานสามารถคำนวณค่าออกมาได้ โดยที่ไม่ต้องนั่งคำนวณด้วยเครื่องคิดเลขกันหัวฟู

และสำหรับบทความนี้ เราจะขอพูดถึงการคำนวณค่าโอที หรือค่าข้างในการทำงานล่วงเวลาให้กับพนักงาน ซึ่งแน่นอนว่า พนักงานฝ่ายบัญชี รวมถึงหัวหน้างานทั้งหลาย ต้องใช้แน่ๆ
OT-form
สำหรับสูตรการคำนวณโอทีนั้น ไม่ยากและไม่ซับซ้อน และไม่ต้องมีกฎ มีเงื่อนไขอะไร เพียงแต่ก่อนที่จะเขียนสูตรได้นั้น จะต้องมีแบบฟอร์ม ตารางรายชื่อพนักงาน และมีเงื่อนไขเวลา เรียบร้อยก่อน แล้วจึงเขียนสูตรคำนวณ เอาเป็นว่า เดี๋ยวเราไปดูวิธีทำทีละขั้นกันครับ
1. ตั้งเงื่อนไขการคิดค่าโอทีพนักงาน นี่คือสิ่งที่ต้องทำขั้นแรกเลย แต่ละบริษัทจะให้โอทีไม่เท่ากัน บางบริษัทก็แยกเป็น โอทีวันธรรมดา โอทีวันอาทิตย์ และ โอทีวันนักขัตฤกษ์ด้วย ซึ่งแต่ละวันให้ไม่เท่ากัน เพราะฉะนั้น เราต้องกำหนดเงื่อนไขก่อน ยกตัวอย่าง เช่น ที่ผมทำมานี้ จะมีเงื่อนไข ค่าโอทีวันธรรมดา ค่าโอทีวันอาทิตย์ ค่าโอทีวันนักขัตฤกษ์

ซึ่งผมกำหนดมาเป็น สำหรับวันธรรมดา จะจ่ายคิดเป็น 1.5 เท่าของค่าจ้างปกติ วันอาทิตย์คิดเป็น 2 เท่า และวันนักขัตฤกษ์คิดเป็น 3 เท่าของค่าจ้างปกติ

OT-condition
แล้วผมจะสร้างตารางค่าโอทีขึ้นมา ต่างหาก เพื่อตั้งเป็นเงื่อนไข ให้สูตรมาดึงค่าจากเซลล์เหล่านี้ไปครับ

2. หลังจากที่ตั้งเงื่อนไข และสร้างตารางเงื่อนไขเรียบร้อยแล้ว ก็ให้สร้างแบบฟอร์มคำนวณโอทีพนักงาน โดยสร้างเป็นตาราง มีรหัสพนักงาน / ชื่อ-สกุล / เงินเดือน / OTวันธรรมดา / OT วันอาทิตย์ OTวันนักขัตฤกษ์ ช่องรวมเงิน และช่วงรวมเงินเดือนทั้งหมดที่พนักงานจะได้รับ ดังภาพตัวอย่างด้านล่างครับ
OT-table1

3. จากนั้นก็กรอกข้อมูลพนักงานลงไปในแต่ละช่องครับ แต่ให้เว้นช่องรวมเงินค่าโอที กับช่องรวมเงินเดือนทั้งหมดไว้ครับ เพราะเราต้องใส่สูตรคำนวณ

4. ทีนี้มาถึงเรื่องของสูตรคำนวณกันบ้างครับ สูตรที่เราจะใช้ มีดังนี้ครับ

สูตรช่องเซล รวมเงินค่าโอที
=(D4*((C4/30/8)*$K$4))+(E4*((C4/30/8)*$K$5))+(F4*((C4/30/8)*$K$6))
OT-formular
ผมขอชี้แจงทำความเข้าใจสูตรก่อนครับ เพื่อที่เวลาจะเอาไปใช้จะได้ไม่งง
D4 คือ ช่องเซล จำนวนเวลาในการทำโอทีวันธรรมดาของพนักงาน
C4 คือ ช่องเซล เงินเดือนปกติของพนักงานคนนั้นๆครับ
$K$4 คือ จำนวนเท่าของค่าโอทีวันธรรมดาที่บริษัทจ่ายให้พนักงานครับ (ที่ K4 มี $ นำหน้า เป็น $K$4 ด้วย ก็เพราะเราต้องล็อกให้ค่า K4 คงที่ตลอด ไม่ให้เปลี่ยนแปลงเวลาที่เราเอาไปใช้กันพนักงานคนอื่นครับ )

ในวงเล็บที่เป็น(D4*((C4/30/8)*$K$4)) นั้นคือ จำนวนเวลา คูณกับ ค่าจ้างรายชั่วโมง (เงินเดือนพนักงาน หารด้วย 30 วัน และหารด้วย 8 ชั่วโมง ก็จะได้ค่าจ้างรายชั่วโมงของพนักงาน) แล้วก็คูณกับค่าโอที ก็จะได้ค่าโอทีวันธรรมดาครับ
ส่วนสูตรต่อจากนั้นก็เหมือนกันครับ ก็เปลี่ยน D4 เป็น E4 สำหรับวันอาทิตย์ และเปลี่ยนเป็น F4 สำหรับวันนักขัตฤกษ์ แล้วก็เปลี่ยน K4 เป็น K5 สำหรับวันอาทิตย์ หรือเป็น K6 สำหรับวันนักขัตฤกษ์ ส่วน C4 ยังคงค่านั้นไว้เหมือนเดิม นอกจากจะเปลี่ยนแปลงเงินเดือน

แล้วก็เอาทั้ง 3 ส่วน มารวมกัน ก็จะได้สูตรสำหรับ ช่องเซล รวมเงินค่าโอที

ส่วนสูตรของช่องรวมเงินเดือนทั้งหมด ก็ใช้ สูตร =SUM(C4,G4) คือรวมช่องเงินเดือน กับ ช่องค่าโอที เข้าด้วยกัน ก็จะได้เงินรวมทั้งหมด

5. จากนั้น ก็copy สูตร ไปใส่ในช่องรวมเงินค่าโอที ของพนักงานคนแรก แล้วกด Enter โปรแกรมก็จะคำนวณค่าของคนแรกมาให้ แล้วจากนั้นก็ลากตรงรูปสี่เหลื่ยมมุมขวาล่างของเซลล์แรก ลงมาคลุมช่องรวมโอทีของแต่ละคน สูตรก็จะรันลงในช่องของแต่ละคนให้ โดยอัตโนมัติ แบบไม่ต้องไปแก้ไขอะไรอีก เป็นอันเสร็จเรียบร้อยครับ สำหรับ แผ่นงานการคำนวณโอที
OT-table
แล้วถ้าอยากเอาแผ่นงานนี้ไปใช้กับโปรเจ็คอื่นๆ หรือบริษัทอื่นๆ ในกรณีที่ทำบัญชีให้กับหลายบริษัท หรือทำบัญชีให้กับบริษัทในเครือด้วย ก็สามารถคัดลอกแผ่นงานได้ โดยคลิ๊กขวาที่แท็บ sheet ด้านล่าง แล้วเลือกคำสั่ง Move or Copy
copy sheet

จากนั้นก็จะปรากฏหน้าต่าง ให้คลิ๊กที่create a copy แล้ว คลิ๊ก OK ก็จะได้ แผ่นงานตัดเกรดสำหรับนักเรียนห้องอื่น เรียบร้อยแล้ว copy sheet3

ใครจะเชื่อว่า Excel ก็สามารถเบาแรง เบาสมอง เราไปได้ตั้งหลายอย่าง แล้วยิ่งตอนนี้โปรแกรมชุด Microsoft Office ถูกพัฒนามาเป็น Office365 ที่สามารถใช้งานได้บนออนไลน์ และใช้งานในองค์กร ได้พร้อมๆกัน หลายๆเครื่อง แชร์ส่งถึงกันได้อย่างง่ายแล้ว ก็เห็นทีว่าองค์กรธุรกิจทั้งหลายอาจต้องลองพิจารณาสักหน่อยละครับ เพราะมันใช้ประโยชน์ได้มากเลยทีเดียว

Share to ...

About RedOnion