Office 365 : ลองใช้ Document collaboration จัดการงานเอกสารผ่านอีเมล์ได้ทันที

ผู้ใช้งาน Windows ทุกคนย่อมต้องเคยใช้บริการ Microsoft Outlook ระบบอีเมล์ที่คุ้นเคยกันเป็นอย่างดี และคนที่ใช้งานโปรแกรม Outlook ก็ย่อมจะทราบดีว่าระบบอีเมล์ตัวนี้มีข้อดีข้อด้อยอย่างไร ซึ่งต้องยอมรับว่า แม้ไมโครซอฟท์จะพัฒนา Outlook ให้ฉลาดขึ้นเรื่อยๆ โดยไม่ได้เป็นเพียงระบบอีเมล์ธรรมดาๆ อย่างเดียว แต่ยังทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยที่หลากหลายและแบ่งเบาภาระเรื่องการนัดหมายธุระสำคัญของเราได้ในระดับหนึ่งก็ตาม แต่ Outlook ก็ยังมีจุดด้อยอยู่บ้างตรงที่ยังไม่สามารถช่วยเหลือด้านงานเอกสารแนบหรือไฟล์แนบที่มากับอีเมล์ให้เราได้จัดการบน Outlook ได้เบ็ดเสร็จแบบ one stop service (ขอยืมคำฮิตมาใช้หน่อย) ได้อย่างที่ผู้ใช้ยุคนี้ต้องการเท่าที่ควร

ทีมนักพัฒนา Microsoft Exchange ได้มีการนำเสนอโปรเจคท์พัฒนาการร่วมมือกันระหว่างโปรแกรม (Collaboration) ในการประชุมของทีม Exchange เมื่อช่วงต้นปี สาระสำคัญของโปรเจคท์ Collaboration นี้อยู่ที่การผนึก service 2 ชนิดให้สามารถทำงานร่วมกันได้ และบริการงานอีเมล์ของ Outlook กับบริการงาน document ก็คือสิ่งที่ทีมพัฒนาของ Exchange ได้เริ่มลงมือปรับโฉมใหม่อย่างจริงจัง และโปรเจคท์ที่ว่าก็แล้วเสร็จออกมาเป็น Document collaboration บน Outlook Web App ของ Office 365 เรียบร้อยแล้ว

Document Collaboration ก็ไม่มีอะไรที่ซับซ้อนครับ อธิบายได้ตรงตัวเลยก็คือการทำงานร่วมกันของเซอร์วิส 2 ประเภทให้มีประสิทธิภาพเป็นหนึ่งเดียวบน Outlook Web App อย่างที่กล่าวไว้ ซึ่งก็เป็นสิ่งที่ผู้ใช้งาน Outlook รอคอยก็ว่าได้ เพราะสามารถจัดการกับงานเอกสารได้จบบน Outlook ให้พร้อมตอบกลับและส่งต่อได้เลยในคราวเดียว แล้วหน้าตาของ Document collaboration บน Outlook Web App จะเป็นอย่างไร น่าใช้งานขนาดไหน มาดูกันครับ

tjbjdxg

ปรับมุมมองอีกด้าน ให้เป็นพื้นที่จัดการงานเอกสาร

ปกติแล้วเวลาที่เราเช็คเมล์ผ่านทาง Outlook เราก็จะคุ้นกับหน้าจอที่มีฝั่งซ้าย-ฝั่งขวา หรือมุมมอง side-by-side โดยฝั่งซ้ายจะแสดงจดหมายใน inbox ทั้งหมด ส่วนฝั่งขวาก็คือจดหมายที่เราเปิดอ่าน ก็จะมีไฟล์แนบเป็นเอกสารบ้าง เป็นรูปภาพบ้าง แล้วแต่ว่าต้นทางจะส่งอะไรมาหาเรา แต่ใน Outlook Web App โฉมใหม่ต่อจากนี้ ด้านขวาจะไม่ได้ทำหน้าแค่ให้เรียกดูไฟล์แนบอย่างเดียวแล้วครับ แต่ให้เราสามารถจัดการเปลี่ยนแปลง แก้ไข ก่อนตอบเมล์หรือส่งเมล์ต่อได้ทันที

ftkhntrdu6r

mdfhtrhdke

จากภาพจะเห็นได้ว่า ในเบื้องต้นก็ยังมีการปรับปรุงให้เราเรียกดูไฟล์แนบจำพวกไฟล์รูปภาพได้แบบเต็มจอ แต่ก็มีโหมดจัดการไฟล์แนบมาให้ใช้แล้ว โดยไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดไฟล์ออกมา แล้วค่อยแก้ไขไฟล์ทีหลังเหมือนเมื่อก่อน ที่นี้เราจะตั้งชื่อไฟล์ใหม่ เพิ่มหรือลดไฟล์แนบก่อนส่งเมล์หาใคร ก็จัดการได้ทุกขั้นตอนตั้งแต่ตรงนี้ ด้วยเครื่องมือตัวใหม่คือ Edit a Copy ซึ่งจะปรากฏอยู่ที่มุมบนด้านขวาของไฟล์แนบนั่นเอง

โดยเมื่อเราคลิ้กที่ Edit a Copy หน้าจอจะปรากฏกระดานแก้ไขไฟล์แนบแบบที่เห็นนี้

drhbgdr

yyikmdnrse

จากนั้นหลังจากที่เราจัดการแก้ไขไฟล์แนบแล้ว ระบบก็จะบันทึกงานที่เราแก้ไขอัตโนมัติ แค่ตรวจทานงานที่เราแก้ไขอีกสักนิดว่าเรียบร้อยหรือไม่ มีตกหล่นอะไรตรงไหน ถ้าเรียบร้อยแล้วก็คลิ้ก Send ส่งเมล์ได้เลยครับ

ในแง่ของความสะดวกนี่เรียกว่าได้ใจผู้ใช้พอสมควรครับ เพราะไม่ต้องเสียเวลาในการ switch back จากหน้า Outlook ไปดูไฟล์แนบที่อยู่คนละหน้าต่างกัน คือทำทุกอย่างได้จบในหน้าเดียว ซึ่งก็คือคุณสมบัติที่ผู้ใช้งาน Outlook อยากจะได้มานานแล้ว และออกแบบมาให้ใช้งานได้ง่ายดีทีเดียว

ของแถมเพิ่มเติมใน Document collaboration

นอกเหนือจากโฉมใหม่ที่เราได้ว่ากันไปแล้ว ก็ยังมีอีก 2 ฟีเจอร์ที่ทีม Exchange แถมมาให้ผู้ใช้งานด้วย คือเรื่องของมุมมองที่เขาทำให้เห็นหน้าตาของไฟล์แนบได้ชัดเจนกว่าเดิมด้วยขนาดของไอคอนที่ใหญ่ขึ้น เพิ่มสีแสดงสัญลักษณ์ของไฟล์มาให้สังเกตง่าย เช่น ไฟล์เอกสาร Word ก็จะใช้สีน้ำเงิน ไฟล์งาน PowerPoint ก็จะใช้สีส้ม เป็นต้น

อีกหนึ่งของแถมเพิ่มความง่ายในชีวิตก็คือเราสามารถดาวน์โหลดไฟล์แนบทั้งหมดพร้อมกันได้ในคราวเดียวในรูปแบบของไฟล์ .zip แค่คลิ้กไปที่ Download All ครับ

gjmnfctu

 

ลิขสิทธิบทความของ 2beshop.com

ผู้แทนจำหน่าย Microsoft Office365

Share to ...

About RedOnion