Tips : เพิ่มลายเซ็นของคุณอย่างง่ายดายบนแผ่นงาน Excel เวอร์ชั่น Office 365

doc-add-digital-signature-1

หลายครั้งที่เวลาเราส่งไฟล์งานเอกสารไปหาผู้รับ เราก็อยากจะระบุตัวตนของเราลงไปในเอกสารนั้นๆ เพื่อให้เป็นที่จดจำแก่ผู้รับและเพื่อให้ทราบแหล่งที่มาของเอกสารเพื่อไม่ให้เกิดการทำซ้ำหรือแอบอ้าง และผู้ใช้งานส่วนมากก็มักจะไม่ทราบว่ามีวิธีการสร้างลายเซ็นอย่างง่ายๆ ด้วยเครื่องมือที่อยู่ในโปรแกรม Microsoft Excel เวอร์ชั่นล่าสุด Office 365 ซึ่งวันนี้เราจะแนะนำการสร้างลายเซ็นด้วยตัวคุณเองบนแผ่นงาน (worksheet) ในโปรแกรม Microsoft Excel ครับ

ก่อนจะเริ่มต้นทำการเพิ่มลายเซ็นลงไปบนแผ่นงาน ก็ต้องมีลายเซ็นของคุณหรือหน่วยงานของคุณก่อน จะเป็นลายเซ็นแบบเขียนด้วยลายมือ แบบพิมพ์ด้วยฟอนท์สวยงาม หรือเครื่องหมายการค้า โลโก้บริษัท ก็ได้ทั้งนั้นครับ เมื่อได้ลายเซ็นที่ต้องการแล้ว ก็ให้เซฟลายเซ็นนั้นเป็นไฟล์รูปภาพ เก็บไว้ที่โฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ พักตรงนั้นไว้ก่อน เพื่อมาทำขั้นตอนดังต่อไปนี้ครับ

1. เปิดหน้า worksheet ที่คุณต้องการแนบลายเซ็น ทั้งนี้ต้องให้แน่ใจด้วยว่า ข้อมูลหรือรายละเอียดใดๆ ในแผ่นงานนั้นๆ จะต้องไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงแก้ไขอีก

2. ลากเคอร์เซอร์ไปตรงเซลล์ว่างๆ ในตำแหน่งที่คุณจะแนบลายเซ็นลงไป

3. ไปที่แถบเครื่องมือ คลิ้ก Insert > Signature Line > Microsoft Office Signature Line การแนบลายเซ็นโดยใช้เครื่องมือตัวนี้ ถ้าเป็น Microsoft Excel ในเวอร์ชั่น 2007 และ 2010 จะมีป๊อปอัพขึ้นมาแจ้งทันทีหลังจากเราคลิ้กเลือก Microsoft Office Signature Line ก็ไม่ต้องตกใจว่าเราทำอะไรผิดนะครับ เราก็แค่ติ๊กไปที่ข้อความ Don’t show this message again ตามภาพด้านล่าง แล้วคลิ้ก OK สู่ขั้นตอนต่อไปได้เลย

4. จะสังเกตเห็นว่ามีป๊อปอัพขึ้นมาให้เรากรอก ก็ไม่ต้องงงว่าจะให้เรากรอกอะไรยังไงบ้าง ทำตามนี้เลยครับ

– ในช่อง Suggested signer ให้กรอกชื่อจริงของคุณลงไป

– ในช่อง Suggested signer’s title ให้กรอกตำแหน่งของคุณลงไป

– ในช่อง Suggested signer’s e-mail address ให้กรอกอีเมล์ของคุณลงไป

– ไล่ลงมาถึงเช็คบ็อกซ์ด้านล่าง ทีนี้จะมีเงื่อนไขมาให้เราเลือก คือ Allow the signer to add comment in the Sign dialog คืออนุญาตให้เจ้าของลายเซ็นใส่คอมเมนท์เพิ่มเติมใน sign dialog ได้ กับอีกอันหนึ่งคือ show sign date in signature line คือให้สามารถระบุวันที่ลงไปในลายเซ็นได้ ก็ให้ติ๊กเลือกอันหลังไป เสร็จแล้วคลิ้ก OK

5. ถึงตรงนี้เราก็จะเห็นว่ามีลายเซ็นของเราแทบลงไปใน worksheet เรียบร้อยแล้ว ในตำแหน่งที่เราลากเคอร์เซอร์ไปวางไว้ในข้อ 2 แต่ในลายเซ็นสังเกตเห็นมั้ยครับว่าทำไมมีตัว X ตัวใหญ่ขึ้นมาด้วย ซึ่งเดี๋ยวเราจะรู้ว่ามันคืออะไร

6. ดับเบิ้ลคลิ้กที่ลายเซ็น จะมีป๊อปอัพ Get a Digital ID ขึ้นมา เพื่อให้เราเลือกตั้ง ID ให้กับลายเซ็นของเรา เช่นในตัวอย่างจะเลือก Create your own digital ID จากนั้นก็คลิ้ก OK เพิ่มเติม : โหมดนี้จะแตกต่างจาก Microsoft Excel 2013 อย่างสิ้นเชิงครับ ในเวอร์ชั่น 2013 หากเราเลือก Get a digital ID เราอาจจะต้องเสียค่าดาวน์โหลด ID จากไมโครซอฟท์ ซึ่งถ้าไม่อยากเสียสตางค์ก็ต้องคลิ้ก No เพื่อออกจากการตั้งค่าตรงนี้ไป แต่ใน Office 365 สามารถให้เราตั้งค่า ID ตรงนี้ได้ โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆ อีกแล้ว

7. ถึงขั้นตอนนี้ ก็จะมีป๊อปอัพขึ้นมาให้เรากรอกข้อมูลเพื่อเป็น ID ก็ใส่ข้อมูลเหมือนกับข้อ 4 เลยครับ

8. รูปภาพประกอบลายเซ็นที่เราทำไว้ก็จะได้ใช้ในขั้นตอนนี้แหละครับ ให้เราทำการอัพโหลดรูปภาพลงไปโดยคลิ้กที่ Select Image เมื่อได้ภาพแล้วก็จะมีพรีวิวให้เราดูอีกที ถ้าภาพตรงกับลายเซ็นที่ต้องการใช้ ก็ให้คลิ้ก Sign

9. ก็จะปรากฏลายเซ็นของเราแนบอยู่ใน worksheet โดยที่ครั้งต่อๆ ไปเมื่อเราต้องการแนบลายเซ็นในเอกสารครั้งใด ก็นำทิปส์นี้ไปใช้ได้เสมอครับ แต่มีข้อแนะนำอีกอย่างหนึ่งคือ จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไข ข้อมูลในเอกสารแนบลายเซ็นลงไปแล้ว

ลิขสิทธิบทความของ 2beshop.com

ผู้แทนจำหน่าย Microsoft Office365

Share to ...

About RedOnion